沟通技巧
完整的沟通过程：信息发送、接收、反馈
【管理名言】
面对面的沟通是最好的沟通方式
沟 通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题 给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。在发送、接收和反馈的过程中，我们需要注意的问题是：怎样做才能达到最好的沟通效果。
有效发送信息的技巧
在沟通过程中，首先，看一看信息的发送。请注意，这里指的信息，包括信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。在发送信息的时候，需要注意以下几个问题：
问题1 选择有效的信息发送方式(How)
当你在工作中要发送一个信息，首先要考虑到用什么方法去发送，而这些发送方法是我们在工作中经常用到的方法。
想一想，你在工作中，经常通过哪些方法与别人沟通?有电话、E-mail、传真、也有面对面的会议沟通等方式。
◇发送信息首先要考虑选择正确的方法
在我们沟通的过程中，我们为了完成一个良好的沟通效果，首先要选择正确的方法，因为不同方法之间的差距是非常大的。在任何一次沟通的过程中，我们都会发送信息、思想和情感。
◇发送方式要根据沟通内容偏重度来选择
例如：你的一份报告传给你的同事或交给你的上级，更多的是一种信息的沟通;我们在和客户一起沟通的过程中，更重要的是为了增加你和客户之间的感情和信任，这个时候，信息是次要的，情感是主要的。所以说，在我们选择方法的过程中，首先要考虑到我们的内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，根据这两个不同内容来选择合适的方法。
发送信息采用方式改用其他方式比较优缺点
举例:开会电话亲自通知电话：快捷，方便;信息量小，传递信息不准确;
通知：耽误时间，不太方便，不一定找到本人，但信息传达准确，信息量大，可以做会前简单沟通，便于开会时大家更好沟通、理解、发挥，使对方感到被尊重，受到关心。
介绍几种常用的信息发送方式：
(1)电子邮件
现在越来越普及的一种方法就是E-mail(电子邮件)。电子邮件日益得到了最广泛的应用，已经成为一种非常流行并且常用的沟通方式。现在许多员工上班的第一件事就是打开电脑，看一看自己的电子邮件。那么电子邮件是属于语言沟通还是肢体语言沟通呢?回答是电子邮件是一种典型的书面语言沟通。
◇电子邮件的优势。可以传递大量的、准确的信息，甚至很多动画片都可以通过电子邮件来传递。在沟通大量信息的时候，用电子邮件是非常好的一种方法。
◇电 子邮件的不足之处。一个非常重要的不足之处是：不可能很好的传递你的思想和情感。当你和对方要交流的是情感的时候，电子邮件这种方式就不利于去沟通情感。 以前很多人同朋友沟通时都使用电话，而现在用电子邮件沟通的时间多了，朋友逐步变成了陌生的人。如果你和你的亲人长期不见面，采用电子邮件来沟通，时间长 了，你的感情也会慢慢地淡化。现在流行一句话：你在网上聊天时，你不知道对方是人还是鬼。
(2)电话
电 话是我们传统而常见的一种沟通方式。我们知道电话的沟通也是语言沟通的一种，但是电话的语言沟通里不仅仅包含你说的内容，也包含了一些你说话的抑扬顿挫的 语气，这也是一种肢体语言的表现，这种肢体语言能够传递给对方一定的情感和思想。所以说电话包含一定的信息，也包含一定的思想和情感，对信息和思想、情感 两者之间都有所包含。
◇电话与电子邮件的比较。电话包含的信息量和E-mail的信息量，当然电话的信息量会更少一些，有时候可能会更不准确一些，因为口头语言不如书面语言准确。由于在电话沟通中，对方不可能一下子记住太多的信息，他会遗忘，所以说电话是一种对一些短小的信息、简单思想情感传递的有效方式。如：“你是否能够开会”、“明天你是否来办公室”等，工作中在确认某件事情的时候，用电话是非常好的。同时，我们还注意到电话有一个特别好的优势，就是它的速度快，能够及时地做出某一个决定。当我们当发生紧急情况，首先会想到是拨打110、119电话而不是发E-mail。
(3)开会或者面对面谈话
上面两种方式，你认为哪种方式是最好的沟通方式呢?回答是面对面的方式是最好的沟通方式。当有可能选择的时候首先选择面对面谈话。但是，现在的通讯设备发展迅速，很多员工在沟通的过程中，由于习惯，他首先会选择电话或者选择E-mail，而忘了最好的方式是面对面谈话。
【事例研究】
一家著名的公司为了增进员工之间的相互信任和情感交流，规定在公司内部200米之内不允许用电话进行沟通，只允许面对面的沟通，结果产生了非常好的效果，公司所有员工之间的感情非常融洽。同时，我们也看到，很多的IT >IT公司和一些网站公司，它有非常好的沟通渠道：E-mail、电话、英特网，但忽略了最好的沟通方式：面谈。致使在电子化沟通方式日益普及的今天，人和人之间的了解、信任和感情已非常非常的淡化了。所以，不论作为一个沟通者或者作为一个管理者，你一定不要忘记使用面谈这种方式进行沟通。
【忠告】
最好的沟通方式是面对面的沟通。
问题2 何时发送信息(When)
要选择合适的时间。
【忠告】
选择恰当的沟通时间，应充分考虑对方的情绪。
问题3 确定信息内容(What)
发 送传递信息内容的两种方式：一种是语言，另一种就是肢体语言。在同别人沟通的时候，你说什么话是很重要的，但只有加入相应的肢体语言，你所要传递的信息内 容才会更加确切。只注重语言却不注重肢体语言，沟通效果会非常不好的。就像我们每一个人每天都会听到很多的口号，如：欢迎光临。是否让你感觉到真正的欢迎 光临呢?很少感觉到。我们接受到的仅仅是“欢迎光临”这四个字带给我们的信息，却没有通过她喊这句话时肢体语言传递给我们顾客的情感。所以说，在选择具体内容的时候，我们一定要确定要说哪些话，用什么样的语气、什么样的动作去说，这些在沟通中非常重要。
问题4 谁该接受信息(Who)
我们在发送信息的时候还需要考虑以下问题：
◇谁是你的信息接受对象?
◇先获得接受者的注意
◇接受者的观念
◇接受者的需要
◇接受者的情绪
问题5 何处发送信息(Where)
发送信息时，还需要考虑在什么样的环境和场合下发送给对方。
现在对场地的选择已经越来越引起人们的注重。在实践中很多管理者已经越来越认识到：环境对沟通效果的影响非常大。但在我们工作中，特别是上下级之间的沟通，通常是在上级主管的办公室中进行，在这样的环境下进行沟通达不到好的效果。
【事例研究】
一家网站公司由于受全球经济危机的影响，公司经营受到严重打击，最后公司决定裁员 >裁 员。第一次裁员，地点选在公司的会议室，通知全部被裁人员到会议室开会，在会议上宣布被裁员，并且每一个人立即要拿走自己的东西离开办公室，公司所有被裁 员工都感到非常沮丧，甚至包括很多留下的人也感到沮丧不已，极大地影响了公司的士气。第二次裁员的时候，公司接受上次的教训，不是把大家叫到会议室里，而 是选择了另外一种方式：单独约见被裁人员到星巴克咖啡厅。
在这样的环境里说出公司的决策： 由于公司的原因致使他暂时失去了这份工作，请他谅解，并给他一个月的时间寻找下一份工作。这次裁员的效果和上一次相比有天壤之别，基本上所有的员工得知这 个消息后，都会欣然地去接受，并且表示，如果公司需要他的时候随时可以通知，他会毫不犹豫地再回到公司。那么，这样一种方式无论是给被裁者还是仍然留在公 司的员工，他们得到的不仅仅是裁员这个信息，而是感受到公司对每一位员工的情谊。两次裁员，由于选择了不同环境，所得到的效果是截然不同的。
关键的沟通技巧——积极聆听
发送完信息后，对方就要去接收信息，即聆听。发送信息和聆听信息哪一个更重要一些呢?冷静地思考后你会发现，其实在沟通中听比说更重要，我们平时听别人说了很多的话，却没有认真去聆听对方真实传递的信息，导致沟通失败。所以说聆听是一种重要的非语言性沟通技巧。
(一)聆听的原则
在聆听的过程中，我们需要注意聆听的原则：
◇适应讲话者的风格
◇眼耳并用
◇首先寻求理解他人，然后再被他人理解
◇鼓励他人表达自己
◇聆听全部信息
◇表现出有兴趣聆听
(1)聆听者要适应讲话者的风格。每个人发送信息的时候，他说话的音量和语速是不一样，你要尽可能适应他的风格，尽可能接收他更多、更全面、更准确的信息。
(2)聆听不仅仅用耳朵在听，还应该用你的眼睛看。你耳朵听到的仅仅是一些信息，而眼睛看到的是他传递给你更多的一种思想和情感，因为这是需要更多的肢体语言去传递，所以听是耳朵和眼睛在共同的工作。
(3)首先是要理解对方。听的过程中一定要注意，站在对方的角度去想问题，而不是去评论对方。
(4)鼓励对方。在听的过程中，看着对方保持目光交流，并且适当地去点头示意，表现出有兴趣的聆听。
(二)有效聆听的四步骤
聆听的四个步骤
准备聆听
发出准备聆听的信息
在沟通过程中采取积极的行动
理解对方全部的信息
步骤1 备聆听
首先，就是你给讲话者一个信号，说我做好准备了，给讲话者以充分的注意。其次，准备聆听与你不同的意见，从对方的角度想问题。
步骤2 发出准备聆听的信息
通常在听之前会和讲话者有一个眼神上的交流，显示你给予发出信息者的充分注意，这就告诉对方：我准备好了，你可以说了。要经常用眼神交流，不要东张西望，应该看着对方。
步骤3 采取积极的行动
积极的行为包括我们刚才说的频繁的点头，鼓励对方去说。那么，在听的过程中，也可以身体略微地前倾而不是后仰，这样是一种积极的姿态，这种积极的姿态表示着：你愿意去听，努力在听。同时，对方也会有更多的信息发送给你。
步骤4 理解对方全部的信息
聆听的目的是为了理解对方全部的信息。在沟通的过程中你没有听清楚、没有理解时，应该及时告诉对方，请对方重复或者是解释，这一点是我们在沟通过程中常犯的错误。所以在沟通时，如果发生这样的情况要及时通知对方。
当你没有听清或者没有听懂的时候，要像很多专业的沟通者那样，在说话之前都会说：在我讲的过程中，诸位如果有不明白的地方可以随时举手提问。这证明他懂得在 沟通的过程中，要说、要听、要问。而不是说，大家要安静一定要安静，听我说，你们不要提问。那样就不是一个良好的沟通。
沟通的过程是一个双向的循环：发送、聆听、反馈。
聆听技巧的四步骤
具体步骤检查要点改进
步骤1 准备聆听◇给发出信息者以充分的注意
◇开放式态度
◇先不要下定论
◇准备聆听与你不同的意见
◇从对方的角度着想
步骤2 发出准备聆听的信息◇显示你给予发出信息者的'充分
◇注意(如延缓接听电话)
◇若不想现在谈，提议其它时间
◇不要东张西望，注视着对方的眼睛
步骤3 在沟通过程中采取积极的行动◇尝试了解真正的含义
◇有目的地聆听
◇集中精神
◇继续畅开思想
◇不断反馈信息的内容
步骤4 通知对方如果你——◇没有听清楚
◇没有理解
◇想得到更多的信息
◇想澄清
◇想要对方重复或者改述
◇已经理解
(三)聆听的五个层次
在沟通聆听的过程中，因为我们每个人的聆听技巧不一样，所以看似普通的聆听却又分为五种不同层次的聆听效果。
聆听的五个层次
听而不闻
假装聆听
选择性的聆听
专注的聆听
设身处地的聆听
1 听而不闻
所谓听而不闻，简而言之，可以说是不做任何努力的去听。
我们不妨回忆一下，在平时工作中，什么时候会发生听而不闻?如何处理听而不闻?
听而不闻的表现是不做任何努力，你可以从他的肢体语言看出，他的眼神没有和你交流，他可能会左顾右盼，他的身体也可能会倒向一边。听而不闻，意味着不可能有一个好的结果，当然更不可能达成一个协议。
2 假装聆听
假装聆听就是要做出聆听的样子让对方看到，当然假装聆听也没有用心在听。在工作中常有假装聆听现象的发生，例如：你和客户之间交谈的时候，客户有另外一种想法，出于礼貌他在假装聆听，其实他根本没有听进去;上下级在沟通的过程中，下级惧怕上级的权力，所以做出聆听的样子，实际上没有在听。假装聆听的人会努力做出聆听的样子，他的身体大幅度的前倾，甚至用手托着下巴，实际上是没有听。
3 选择性的聆听
选择性的聆听，就是只听一部分内容，倾向于聆听所期望或想听到的内容，这也不是一个好的聆听。
4 专注的聆听
专注的聆听就是认真地听讲话的内容，同时与自己的亲身经历做比较。
5 设身处地的聆听
不 仅是听，而且努力在理解讲话者所说的内容，所以用心和脑，站在对方的利益上去听，去理解他，这才是真正的、设身处地的聆听。设身处地的聆听是为了理解对 方，多从对方的角度着想：他为什么要这么说?他这么说是为了表达什么样的信息、思想和情感?如果你的上级和你说话的过程中，他的身体却向后仰过去，那就证 明他没有认真地与你沟通，不愿意与你沟通。所以要设身处地的聆听。当对方和你沟通的过程中，频繁地看表也说明他现在想赶快结束这次沟通，你必须去理解对 方：是否对方有急事?可以约好时间下次再谈，对方会非常感激你的通情达理，这样做将为你们的合作建立基础。
有效反馈技巧
(一)反馈的定义
在沟通过程中，最后一个步骤是：信息反馈。什么是反馈?反馈就是沟通双方期望得到一种信息的回流。我给你信息，你也要给我信息反馈。
反馈信息，是人所做的事，所说的话，这一信息旨在使行为有所改变或加强。
(二)反馈的类型
反 馈有两种：一种就是正面的反馈，另一种叫建设性的反馈。正面的反馈就是对对方做得好的事情予以表彰，希望好的行为再次出现。建设性的反馈，就是在别人做得 不足的地方，你给他一个建议。请大家注意建设性的反馈是一种建议，而不是一种批评，这是非常重要的。反馈有正面的和建设性的两种，有没有负面的反馈呢?在 工作中，我们也会经常接收到一些负面的反馈，说你做的事情没有做好。
那么，在接收的过程中，我们的心情会是什么样呢?心情就会不愉快。负面的反馈你接收完 了以后不仅没有帮助你，反而给你带来了很多负面的影响。所以只有正面的反馈和建设性的反馈，没有负面的反馈，不存在负面的反馈这个定义。在沟通过程中，没 有反馈的信息，沟通就不完善，因为信息过去了却没有回来，是一种单向的行为。所以说，没有反馈就不能称为完整的沟通。反馈，就是给对方一个建议，目的是为 了帮助对方，把工作做得更好。
在反馈的过程中，我们一定要注意有的情况并不是反馈：第一，指出对方做得正确的或者是错误的地方。反馈是你给对方的建议，为了使他做得更好。第二，对于他人的言行的解释，也不是反馈。例如：我明白你的意思，你的意思是什么、什么、什么——这不是反馈，这是聆听的一种。第三，对于将来的建议。对于未来和将来的建议也不是反馈。反馈就是对刚才你接受到的这些信息给对方一个建议，目的是为了使他做得更好。
反馈不是：
◇关于他人之言行的正面或负面意见
◇关于他人之言行的解释
◇对将来的建议或指示
【忠告】
永远不要使用负面认知!
无认知比负面认知更糟糕!
【本讲总结】
这 一讲学习了沟通过程中的三个步骤：一是发送信息、接收信息、反馈信息。发送信息中要注意五个问题：选择合适的方法、正确的时间、正确的内容、信息发送给正 确的对象以及选择一个好的地点发送。二是接收信息，即聆听。聆听分为五种不同的层次，我们需要的聆听是设身处地的聆听，是为了更好的理解对方。三是提供反 馈，给对方的信息提出你的建议，目的是为了帮助对方把工作做得更好一些。
沟通是管理者必备的一项能力，希望你通过对有效沟通技巧的学习，提高你的沟通能力。
●轻声是安全之母。
巴尔扎克（法）《人生的开端》
●不论你是一个男子还是一个女子，待人温和宽大才配得上人的名称。一个人的真正的英勇果敢，决不等于用拳头制止别人发言。
萨迪（波斯）《蔷薇园》
●恶言不出于口，忿言不反于身。
《礼记·祭义》
●凡为人言者，理胜则事明，气盛则招拂。
程颢、程颐（宋）《二程遗书》卷十一程颢语
●与人言，宜和气从容。气忿则不平，色厉则取怨。
薛瑄（明）《读书录》卷九
●凡与人议论，务要色和词畅，非临时可勉强，大抵养定者色自和，理定者词自畅，义理虽是，而诚意未著，亦未能动人。
张岳（明）《杂言》
●善辩的天赋是一种把智者仅仅思考的思想说出的'才能。
哈代（英）《托马斯·哈代的晚年生活》
●在甜言蜜语中间，假话听起来像真话，真话实际上就是假话。
莱辛（德）《爱米丽雅·迦洛蒂》
●难听的实话胜过动听的谎言。
尤里·邦达列夫（苏）《瞬间》
●诐辞知其所蔽，淫辞知其所陷，邪辞知其所离，遁辞知其所穷。
孟轲（战国）《孟子·公孙丑上》
●不足于行者，说过；不足于信者，诚信。
荀况（战国）《荀子·大略》
●得言不可以不察。数传而白为黑，黑为白。
（战国）《吕氏春秋·慎行论·察传》
●辞多类非而是，多类是而非。是非之经，不可不分。
（战国）《吕氏春秋·慎行论·察传》
●或谗言似信，不可谓有诚；激盗似忠，不可谓无私；此类是而非是也。
嵇康（三国·魏）《释弘论》
●凡听言，要先知言者人品，又要知言者意向，又要知言者识见，又要知言者气质，则听不爽矣。
吕坤（明）《呻吟语·应务》
●闻恶不可就恶，恐为谗夫泄怒；闻善不可即亲，恐引奸人进身。
洪应明（明）《菜根谭》
●闻小人言语，如嚼糖霜，爽美之后，塞冰凝胸。
金缨（清）《格言联璧·接物》
●闻君子议论，如啜苦茗，森严之后，甘芳溢颊。
金缨（清）《格言联璧·接物》
眼睛会说话。中国好声音选手 大山
说话是银，但沉默是金。 克莱尔
对聪明人说话，一语即足。 邓巴
说话算话，吐吐沫是个钉儿。评书表演艺术大师 单田芳
有人说话，就肯定有人在听。美国作家 爱默生
说话不考虑，等于射击不瞄准。 西班牙小说家 塞万提斯
言不贵文，贵于当而已，当则文。
宋程颢、程颐《二程粹言论学篇》说话不一定要多么有文采，重要的是要措辞恰当，如果措辞恰当就说明你这个人是有文化的`
宋代教育家 程颢、程颐 《二程粹言论学篇》
寡言者的说话，往往是扼要动人的。武侠小说家 古龙 《孤星传》
事业是果实，说话不过是树叶而已。 戴勒斯
眼睛说话的雄辩和真实，胜过于言语。美国数学家 塔克曼
说话周到比雄辨好，措辞适当比恭维好。 英国文艺复兴时期作家,哲学家 培根
有意而言，意尽而言止者，天下之至言也。
见宋苏轼《策略第一》。有意：有需要表达的意思。至言：最充实的话。这几句大意是：有需要表达的意思就说，意思表达完毕就停止，这样的话是天下最充实的话。说话要有内容，有多少内容就说多少话；不可内容极少，却口若悬河，滔滔不绝，空话连篇，浪费自己的时间，也浪费别人的时间。这几句多用于表示说话要有意义，不可夸夸而谈，言不及义。
北宋文学家 苏轼 《策略第一》
当一个人无话可说时，一定说得十分拙劣。法国思想家 文学家 哲学家 伏尔泰
欲人勿阐，莫若勿言；欲人勿知，墓若勿为。
汉班固《汉书枚乘传》。莫若：不如。这几句大意是：想要叫人不听见，不如干脆不说；想要叫人不知道，不如干脆不作。俗话说；“要想人不知，除非己莫为”，“路旁说话，草里有人”，若想叫人听不见，最好是不说，作事也是如此；所以，亏心之事不作，无根据之言不说，自以为天知、地知、你知、我知，其实只要一说、一作，就可能成为公开的秘密，路人皆知。“附耳之语，流闻千里”(《文子微明》)讲的就是这个道理。
东汉历史学家 班固 《汉书枚乘传》
一声而非，驷马勿追；一言而急，驷马不及。
